Ở thị trường Việt Nam các văn phòng luôn thiếu, trong khi nhu cầu thuê lại quá nhiều. Vì thế để thuê được một văn phòng ưng ý là điều không hề dễ dàng. Nếu chưa tìm được một văn phòng ưng ý, hãy tham khảo một số kinh nghiệm thuê văn phòng tầm trung dưới đây.
Trên thực tế với nhiều chủ đầu tư khi cho thuê văn phòng luôn mang tâm lý không có công ty này thuê sẽ có công ty khác. Nên tuyệt nhiên họ sẽ không quá quan tâm đến việc nâng cao chất lượng dịch vụ của các văn phòng cho thuê. Ngược lại, những người đi thuê sẽ cố gắng tìm một văn phòng có giá cả và vị trí phù hợp với nhu cầu của mình để thuê.
Tuy nhiên với tình hình hiện tại nếu không cải thiện được chất lượng. Người cho thuê văn phòng sẽ khó có thể tìm được khách hàng. Nếu có thì mức giá cho thuê cũng phải thấp hơn so với mức giá của thị trường. Đây cũng là dịp nhiều người có nhu cầu thuê văn phòng ở phân khúc trung bình. Xem xét dịch vụ và các yếu tố khác để chọn được nơi làm việc phù hợp. Nhưng dù thuê văn phòng ở phân khúc nào bạn vẫn nên quan tâm đến một số yếu tố sau:
Thiết kế sảnh của tòa nhà
Sảnh tòa nhà cần thuận tiện cho việc đi lại
Theo kinh nghiệm thuê văn phòng bạn nên đánh giá trước sảnh của tòa nhà có thuận tiện cho việc di chuyển không. Xem xét tuyến đường này có bị ùn tắc, xe ô tô, taxi có thường xuyên đỗ trả khách trước sảnh hay không.
Có nhiều trường hợp khách hàng khi đến làm việc chưa kịp đỗ xe đã bị công an thổi phạt, bảo vệ tòa nhà đuổi đi. Điều này gây nên sự ức chế và tác động xấu đến kết quả làm việc của công ty.
Chỗ để xe của văn phòng làm việc
Hiện nay có rất nhiều tòa nhà hạng trung thiếu trầm trọng chỗ để xe. Nó sẽ khiến cho công việc bị chậm trễ vì việc tìm chỗ để xe mất khá nhiều thời gian. Vì thế, bạn nên lưu ý thuê ở những tòa nhà có đầy đủ cả chỗ để xe cho nhân viên và khách hàng đến làm việc.
Hệ thống điều hòa trung tâm của tòa nhà
Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và công việc của bạn và nhân viên của mình. Trước khi quyết định thuê văn phòng bạn nên kiểm tra hệ thống điều hòa có đủ mát không. Các luồng khí lưu thông có trong lành hay không. Chi phí vận hành điều hòa được tính riêng hay đã được tính phí thuê dịch vụ hàng tháng.
Hệ thống thang máy của tòa nhà
Hầu hết các tòa chung cư đều thiết kế tách biệt thang máy cho văn phòng và khu dân cư. Nhưng cũng có những chung cư sẽ bố trí thang máy chung. Điều này sẽ gây bất tiện và phiền toái không nhỏ cho nhân viên và khách hàng của bạn.
Hệ thống cửa sổ của tòa nhà
Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng bạn nên kiểm tra phần cửa kính có kín tuyệt đối không. Nước mưa liệu có chảy vào trong văn phòng hay gió lùa vào mùa đông…Nếu không xem xét cẩn thận bạn sẽ dễ gặp phải vấn đề khi mưa to nước sẽ tràn qua cửa kính làm hỏng thiết bị trong phòng. Chưa kể điều kiện vật chất không tốt sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe và tâm lý của nhân viên trong công ty.
Chất lượng nhà vệ sinh của văn phòng
Nhà vệ sinh văn phòng cần sạch sẽ có người dọn dẹp thường xuyên
Trong một tòa nhà hệ thống nhà vệ sinh bị rò rỉ, tắc nghẽn, không khí ẩm mốc, hôi thối sẽ ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của mọi người. Bên cạnh đó, bạn còn phải chi trả rất nhiều chi phí sửa chữa trong quá trình sử dụng.
Những tòa nhà hỗn hợp có dân cư trên lối văn phòng
Hiện nay có rất nhiều tòa nhà hỗn hợp trên khối văn phòng nên trước khi thuê bạn hãy xem xét cẩn thận xem chủ đầu tư có mâu thuẫn với cư dân của tòa nhà hay không. Nếu không tìm hiểu kỹ và thuê phải những văn phòng ở tòa nhà này, bạn sẽ đối mặt với nguy cơ cư dân biểu tình, báo chí viết bài thường xuyên về các mâu thuẫn, tranh chấp. Điều này sẽ khiến cho công việc làm ăn của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Chú trọng đến danh tiếng của chủ đầu tư
Nên xem xét danh tiếng của chủ đầu tư, nếu họ đang dính líu đến kiện tụng, trốn thuế thì bạn nên tránh xa. Bởi họ không phải là đối tác đáng tin cậy để hợp tác trong thời gian lâu dài.
Xem xét tình hình tài chính của chủ đầu tư
Khi thuê nhà hãy đọc tin tức và cập nhật tình hình tài chính của chủ đầu tư. Chẳng hạn nếu chủ đầu tư có nhiều dự án đang đầu tư cùng lúc sẽ rất dễ bị đọng vốn, thua lỗ và phải bán tài sản để trả nợ. Nếu tình huống này xảy ra bạn sẽ bắt buộc phải dọn văn phòng đi chỗ khác.
Hình thức đặt cọc tiền thuê văn phòng
Thỏa thuận hợp đồng đặt cọc một cách hợp lý
Hiện có rất nhiều hình thức trả tiền cọc thuê văn phòng khác nhau, thường các tòa nhà sẽ bắt đóng 3 tháng chi phí thuê bằng tiền mặt. Nhưng đây được xem là điều rủi ro vì nếu chủ đầu tư phá sản hay bị phong tỏa tài sản thì số tiền cọc của bạn sẽ khó có khả năng được hoàn lại.
Lời khuyên dành cho bạn là nên đặt cọc bằng cách mở bảo lãnh ngân hàng hoặc mở tài khoản phong tỏa. Khi đó số tiền này sẽ được nằm ở nơi an toàn hơn. Trong trường hợp xấu nhất người cho thuê không trả tiền thuê thì chủ đầu tư hoàn toàn đến ngân hàng yêu cầu thanh toán theo đúng hợp đồng đã thỏa thuận.Trên đây là một số kinh nghiệm thuê văn phòng tầm trung, hi vọng bạn sẽ thuê được một văn phòng như ý và tránh được những rủi ro trong quá trình thuê văn phòng của mình.